Pengenalan BPMN

Apa dan mengapa BPMN?

BPMN merupakan kepanjangan dari Business Process Model and Notation, yaitu sebuah standar untuk menggambarkan proses bisnis yang dikeluarkan oleh Open Management Group (omg.org). BPMN versi terakhir hingga artikel ditulis adalah BPMN 2.0.1 yang dirilis pada bulan September 2013. Tidak terjadi perubahan yang signifikan dari versi 2.0 yang dirilis bulan Januari 2011. Hingga saat ini, sudah banyak organisasi besar yang menerapkan standar BPMN untuk mewujudkan proses bisnis dan sepertinya, BPMN akan menjadi sebuah standar internasional yang baku.

Mengingat BPMN sudah diakui sebagai standar kelas dunia, maka mau tidak mau, kita tidak boleh tertinggal, minimal mempelari dari hal-hal yang mendasar dahulu, seperti BPMN fundamental. Karena spesifikasi tentang BPMN salah satunya berhubungan dengan diagram, maka pendekatan yang relatif mudah untuk mempelajari BPMN adalah dengan mengenal notasi dasar. Pengenalan BPMN fundamental akan dibahas lebih detail di artikel terpisah tentang Dasar-dasar BPMN.

Mengacu pada revisi standar terakhir, BPMN bisa digunakan sebagai tools untuk menjelaskan bagaimana cara mendesain business process dan mendeskripsikan secara teknis bagaimana business process dieksekusi untuk keperluan otomasi. Di tataran praktis, BPMN akan sangat powerfull digunakan untuk menjembatani perbedaan yang sering terjadi antara System Analyst dan programmer dalam mendesain dan membuat aplikasi. Seperti yang kita ketahui, masih banyak desaian aplikasi yang menjelaskan proses bisnis digambarkan dalam bentuk Flowchart, Use Case Diagram, atau Activity Diagram. Untuk kasus-kasus yang melibatkan proses bisnis yang sederhana, mungkin activity diagram dianggap sudah cukup untuk mewakili keinginan System Analyst (SA) maupun Business Analyst (BA), dan dapat diterima oleh bagian programmer sebagai dasar untuk memulai menulis program. Mengingat dengan semakin kompleksnya perkembangan sebuah organisasi, maka terkadang perlu diadakan revisi terhadap proses bisnis yang sudah berjalan.

Siapa yang membutuhkan BPMN?

Nah, di fase inilah, terkadang sering terjadi semacam kegalauan antara BA, SA maupun programmer dalam mewujudkan perubahan tersebut. Revisi yang dilakukan terhadap business process bisa jadi akan berimbas pada perubahan desain aplikasi. Business process yang didesain dengan tujuan mengikuti perkembangan organisasi ternyata membutuhkan desain-desain yang rumit dan tidak sederhana, hal ini dikarenakan keterbatasaan standar pemodelan proses bisnis yang ada seperti flowchart atau activity diagram. Salah satu contoh sederhana adalah ribetnya mendesain proses bisnis yang melibatkan fungsi pewaktuan, decision (approval case), dan manajemen event (kejadian). Bukan berarti activity diagram tidak bisa mewujudkan pemodelan proses bisnis tersebut, namun tidak sesederhana seperti jika diwujudkan dengan menggunakan BPMN.

BPMN tidak hanya dibutuhkan oleh BA, SA atau programmer saja, namun bisa juga digunakan oleh pihak-pihak lain yang bahkan tidak terkait dengan dunia IT sama sekali. Yang paling mudah untuk diambil contoh adalah di bidang manajemen bisnis, ISO, atau apapun yang terkait dengan bisnis proses.

Notasi BPMN

Secara notasi, BPMN lebih sederhana dan tegas jika dibandingkan dengan activity diagram apalagi flowchart. Terdapat empat shape dasar yang digunakan untuk memodelkan proses bisnis, yaitu Rounded Rectangle, Diamond, Circle, dan Line with solid arrowhead (sequenceFlow).

 

Gambar 1. Notasi Dasar BPMN

 

Dari keempat shape dasar tersebut, dapat dikembangkan menjadi banyak notasi sesuai dengan fungsinya. Penjelasan detail tentang pemakaian notasi BPMN akan dibahas diartikel tersendiri.

Pemodelan dan Eksekusi Proses Bisnis dengan BPMN

Yang perlu dipahami tentang BPMN adalah bahwa BPMN didesain baik untuk pemodelan maupun eksekusi suatu proses bisnis. Dengan demikian, BPMN bukan hanya sebagai tools pemodelan seperti halnya menggambar diagram saja, namun harus memperhatikan kaidah-kaidah pemodelan proses bisnis, seperti: penentuan aktivitas inti beserta rangkaian urutannya, siapa saja yang terlibat dalam proses bisnis, data apa saja yang akan diakses, dokumen apa yang perlu diakses jika memang membutuhkan keterlibatan manusia, dan sumber daya IT lainnya yang terlibat. Apakah BPMN bisa dieksekusi? Iya, BPMN bisa dieksekusi seperti halnya bahasa pemrograman. Tentu saja perlu diperhatikan aspek-aspek yang terkait dengan pengeksekusian BPMN seperti halnya dalam pemodelan business process. Dengan perkembangan kebutuhan akan otomasi proses bisnis, maka berkembang pula tools pelengkap lainnya seperti process monitoring, process optimization, process auditor, process analytics, integration, dan lain-lainnya.

Potensi Perubahan Paradigma terhadap Sistem Informasi

Kehadiran BPMN di lingkungan IT dipandang sebagai salah satu terobosan yang cukup signifikan untuk melakukan perubahan paradigma dalam memandang pengelolaan sistem informasi. BPMN menawarkan cara yang mudah untuk mewujudkan sistem informasi dengan fitur eksekusinya. Mewujudkan sistem informasi yang sederhana, transparan, dan auditable sekarang dapat dilakukan secara lebih mudah, karena hanya dengan fokus di level proses bisnis. Keruwetan implementasi sistem informsi dalam aspek teknis seperti pemrograman dapat diminimalkan atau bahkan dihindari. Artinya, impian untuk membuat sistem informasi tanpa pemrograman pun akhirnya bisa terwujud.

Kesimpulan

BPMN saat ini sudah menjadi standar de facto pemodelan business process yang diakui secara internasional dan sampai saat ini sudah dianut oleh perusahaan besar skala dunia seperti IBM, Oracle, SAP AG, BizAgi, Axway, Software AG, dan lain sebagainya. BPMN sudah menyebar hampir di semua bidang, baik yang terkait dengan aspek IT maupun manajemen. BPMN telah masuk ke sektor bisnis manufaktur, pendidikan, adminstrasi pemerintahan, rumah sakit, penerbangan, telekomunikasi, pedagangan, perkebunan, oil and gas, dan sektor bisnis lainnya.  Sudah saatnya BPMN menjadi bahan literatur untuk membangun business process di tanah air.

 

*Catatan

Artikel tentang serial BPMN ini akan disambung ke edisi berikutnya.

 

Salam.